3 принципа за по-добри срещи

Мисля, че няма нужда да цитирам стряскащите статистики за това колко време, пари, енергия и изобщо живот се губят в безсмислени срещи. Всеки от нас е изпитвал онази топка в корема при споменаването на поредната работна среща.

А ако срещите бяха най-смислената и зареждаща част от работния ден? Звучи добре, нали? От нашата практика сме извели три ключови приниципа, които ни приближават значително до тази идея.

 

Намерение

Всяка работна среща е покана за помощ или съ-творяване на нещо от едно човешко създание или група към други такива. Щом целта е само еднопосочно да се предаде някаква информация, то тогава може би нямаме нужда от среща. Ако не знаем какво искаме да изследваме или съ-творим заедно, то тогава и липсата на резултати и всеобщата неудовлетворение са ни в кърпа вързани.

 

Щом сте наясно с това, което търсите от срещата, облечете го във въпрос, а още по-добре в силен въпрос. Такъв, на който нямате ясен и лесен отговор; въпрос, който ще разбуди умовете на тези, които каните, и който ще предизвика любопитството им да участват истински. Това обикновено е въпрос, за който участниците ги е грижа. Защо иначе бихте ги канили на вашата среща?

Намерението и въпросът са основополагащи за смислените срещи. Всичко, свързано със срещата оттук нататък, служи именно на тях. Кого ще поканим? Кого няма да поканим? Какъв е форматът? А мястото?

Те помагат на участниците да бъдат на една вълна, да знаят накъде се движат и служат за фокусиране, когато разговорите тръгнат в друга посока.

 

Накратко, не организирайте среща ако не сте наясно първо какво е намерението ви. А ако в календара ви стои поредната покана за среща без заглавие и контекст, попитайте защо среща, защо вие, защо сега.

 

Процес

Смислените срещи не се случват просто ей-така. Те са (и са част от) процес и преживяване за тези, които участват в тях. Неслучайно, често казваме, че хората, които подготвят работни срещи, са дизайнери.

За да е приятна и ползотворна една среща, е важно да имаме предвид преживяването на участниците още преди самата среща. Как каним? Каква нагласа (или липса на такава) задаваме? Кого каним и ясно ли е защо?

Често работните срещи се преливат една в друга и това, което се случва в тях, е идентично, въпреки че очакваните резултати са различни. Това рядко води до добри резултати. Ето защо е важно от самото начало да си припомняме намерението и да знаем кои подходи по време на срещата ще ни доближат най-много до него. Как ще създадете среда за диалог? Как ще стимулирате участието на всички? Как ще достигнете до общи конкретни решения?

Много често срещите завършват без конкретни следващи стъпки. Това е не само демотивиращо, но и няма никакъв бизнес смисъл. Казахме, че срещите са част от процес и служат на нещо по-голямо. В този ред на мисли, какво следва след срещата? Имат ли участниците общо разбиране и общи следващи стъпки - нов силен въпрос и нова среща?

 

Накратко, ако замисляте срещите като процес и като част от нещо по-голямо, шансовете те да носят повече смисъл и удовлетворение се увеличават значително.

 

Домакин

Когато събираме група от хора да работят заедно по даден въпрос, е важно да има поне един човек, който да поеме отговорност за най-доброто протичане на срещата. Това включва подготовката преди срещата и създаването на най-добрите условия за протичане на разговорите. Това е някой, който напълно разбира и резонира с намерението на срещата и който с готовност ще го напомни на групата, когато разговорите тръгнат в друга посока. Това е човекът, който създава и следи за процеса и ще направи така че да има хубав баланс между креативност и нови идеи и конкретни практични следващи стъпки и резултати.

Неслучайно го наричаме домакин (host), а не модератор или презентатор, например. Ролята му не е (само) да дава думата и да следи за времето или да представи дадена информация, а да създаде най-доброто пространство за качествени разговори.

Когато никой не поеме ролята на домакин, често срещите завършват без яснота дали групата е стигнала до желаните резултати и какво е нужно, за да продължи.

 

Накратко, когато организирате среща, помислете от самото начало за това кой ще поеме ролята на домакин. Тя определя колко качествен ще е дилаогът, а оттам и резултатите от срещата.  

 

Дошъл е моментът да сме по-осъзнати за това къде и как влагаме времето и енергията си.  Ако не сте удовлетворени от начина, по който работите, не е нужно да започвате цялостна инициатива за промяна. Започнете с малките стъпки. Първата крачка към по-смислената работа е да променим начина, по който се срещаме.

 Анна Димитрова

 

Пишете ни, за да се включите в нашето Обучение по ефективни работни срещи.

 

Open Space Collective