3 начина да избегнем скучни срещи или “Какво прави смислената работа безсмислена?”

Златина Цветкова

Нека ви разкажа за страхотния екип, с който разработваме програма за обучение по предприемачество за бежанци в Амстердам. Идеята е чудесна, леко идеалистична и много смислена за мен - бежанците в Холандия нямат достъп до работни места заради езикови бариери и предразсъдъци, в Амстердам, обаче, е изключително лесно да стартираш собствен бизнес, затова ние предлагаме напътствия и обучения, които да им помогнат. А екипът се състои от талантливи, умни и загрижени хора, които дават всичко от себе си да направят стойностна промяна в обществото.

Наскоро обновихме модела на програмата по предприемачество и проведохме среща на екипа да обсъдим промените. Ето какво се случи:

Докато основателят на организацията, Крис, препуска през слайдове, в които обяснява дума по дума, всичко което е включвала програмата миналата година, двама души цъкат на телефоните си, а Мария е на компютъра си и още в началото е обявила “Ако някой има нужда от мен, събудете ме!” (или нещо от сорта, не претендирам да цитирам точните думи). Програмният директор, Яна, която преди 40 минути е дала думата на Крис да обобщи основните елементи на обучението, гледа съсредоточено. Аз се отдавна съм изгубила фокус, защото не разбирам нищо от счетоводните практики.. Чудя се “Защо всъщност сме тук? Каква е целта на тази безкрайна лекция и защо тук няма кафе?”

Когато час по-късно,  Крис, останал без дъх, ни доразказа как точно са раздавали дипломи миналата година, Яна учтиво благодари за въведението и продължи със своите слайдове:

  • “Ето тук са целите, които съм нахвърляла. От опита си като програмен директор в университета знам, че трябва да спазваме също тези и тези правила, и няма начин да минем без следните стандарти на слайдове 6, 7 и 8. Тук са моите идеи за съдържанието на програмата, които, както виждате, доста се препокриват с тези на Крис, така че мисля, че се движим в правилната посока. Тук са стратегическите цели за всеки сегмент от програмата.” - тези от нас, които все още успяват да се фокусират достатъчно, че да прочетат безкрайния текст по слайдовете, кимат разбиращо -  “О, между другото, моля ви давайте вашите идеи и мнения, аз не искам това да е едностранен разговор!” - добави тя и без секунда пауза мина на следващия слайд.

Петнайсет минути по-късно, Еми,  която единствена на срещата всъщност разработва програмата, успя да вмъкне плах коментар:

  • Знаете ли, имах идея да прегрупираме материала по нов начин и да освободим повече време за разговори между участниците и менторите…

  • О, не! Няма как да стане, материалът винаги е бил организиран по този начин! - мигновено реагира Крис.

  • Няма достатъчно време, невъзможно е да покрием всичко в тричасова сесия! - пробуди се един от телефоните.

  • Всъщност, това напълно променя маркетинговата ни стратегия и начина, по който общуваме с потенциалните си клиенти! - чу се гласа на Мария зад компютъра.

Последва 10 минутна дискусия, в която се обясни подробно на Еми защо идеята и няма да проработи. Яна заключи:

  • Не е сега момента да обсъждаме това, само си губим времето. Който иска да обсъжда подробно идеята на Eми, нека да си уговори среща с нея друг път. Следващата тема която трябва да обсъдим сега е как да осигурим време на участниците в програмата с менторите. Ето какво предлагам да направим…

  • Междувременно, аз тихо изчислявам: “тричасова среща, шест души, това са 18 работни часа. Аз можех да прегледам програмата сама за 15 минути и стратегията за още 10. После за половин час можех да си задам въпросите на Яна и Крис и да се приключи. Всичко на всичко по-малко от час. И двамата души от IT и продажби май въобще нямаше нужда да идват на срещата, те и без това нямаха интерес да са там… Значи можеше всичко да се свърши за общо 4 работни часа вместо 18. А нали целта на срещата беше да обсъдим нови идеи? Защо всичко пак е същото както беше в началото?”

Някога присъствали ли сте на подобна среща? В колко срещи на седмица участвате? В коя от ролите сте били вие? Признавам, че не веднъж съм била и Крис и Яна, множество пъти съм била лицето зад екрана, което се чуди защо е тук и въобще не иска да има нищо общо с разговора.

А били ли сте някога Еми - изпълнени с ентусиазъм и идеи, желание да допринесете и обсъждате, и да създадете нещо ново? А случвало ли се е тези идеи да бъдат отхвърлени още преди да бъдат изслушани?

Срещи като тази са това, което превръща за мен смислената работа - обучение на бежанци как да стартират бизнес, в безсмислена - три часов разговор, който е довел до същите заключения и идеи, които сме имали и в началото на разговора.

Въпросът тук е как намираме баланса между смислената работа и работата, която носи смисъл. Малко е подвеждащо, но може да се започне от три прости практики, които могат да внесат стойност във всичко, което правим:

  1. Цел - За да придадем на нещо смисъл, ние трябва да му дадем цел. Ако постигането на тази цел е важно за нас, работата, която вършим, за да я постигнем също ще бъде смислена. Срещата, за която разказах, нямаше ясна цел, затова самата среща беше безсмислена. Но ако погледнем имейла, с който хората са поканени на среща, там има някакво намерение и цел заложено в нея. Проблемът е, че в момента на срещата вече никой не го помни.

  2. Фокус - Да имаме цел не е достатъчно, важно е да държим фокуса на вниманието си върху тази цел. Да си припомняме защо е важно да сме тук днес и какво искаме да постигнем. В горната история всичко би започнало гладко, ако бяхме започнали срещата с припомняне на нейната цел и с няколко думи от всеки участник, защо за него лично е важно да участва в тази среща. Дори само това би създало ясен фокус на срещата и на всеки от участниците.

  3. Процес - когато си поставяме бизнес цели знаем много добре, че имаме нужда от стратегия, за да ги постигнем. Когато организираме начина си на работа обаче, често забравяме стратегическия подход. Ако имаме цел трябва да планираме срещата по начин, който ще ни доведе до тази цел. Имаме нужда от процес, с който да се уверим, че различните гледни точки са чути, че важните теми са обсъдени, че нужните заключения и изводи са направени. Ако целта на срещата е измислянето на нещо ново, по-добре да планираме време за мислене и изслушване на идеи. Ако ви звучи очевидно, спомнете си срещите, в които вие сте участвали.

Всичко това е просто от една страна и доста сложно от друга. Как да се уверя, че срещата е смислена за всички участващи, а не само за мен? Как да се уверя, че присъствието на всички е важно и оценено? Как да реша дали има нужда от среща или имейл би бил достатъчен? Как да избера цел, която наистина придава смисъл? Как да запазя фокуса върху целите? Как да планирам процеса по такъв начин, че да знам, че целите ще бъдат постигнати накрая?

---

В общността Аrt of Hosting изследваме именно всички тези въпроси и се учим на практики, които ни помагат да работим по-смислено, да взeмаме по-мъдри решения и да действаме целенасочено. Елате, за да практикуваме заедно на 2-4 юни в София на обучението по Art of Hosting!

Open Space Collective