Чудите ли се защо сте на тази среща?

Наскоро писахме за важността на това как се срещаме във връзка с подготовката ни за обучението за ефективни срещи. По време на самото обучение заедно с участниците се получи много интересен обмен на идеи, които решихме да споделим и тук.

Първо е намерението

Защо правим дадена среща? Как тя се вписва в по-големия контекст на проекта/работата ни? Какво ще постигнем като съберем тези хора заедно за един или два часа?

Важно е да имаме отговор на тези въпроси, за да определим намерението зад дадена среща. Изхождаме от разбирането, че намерението стои преди това да решим дали да има среща или можем да го осъществим и под друга форма - комуникация по мейл, изпращане на материали и др. Т.е. срещите са инструмент за постигане на целите, а не цел сами по себе си. Особено когато отнемат много време на ценни за нас хора.

След споделяне от групата достигнахме до няколко основни вида намерение, които традиционно помагат да постигаме определени задачи в работата.

  • За нови идеи - за намиране на ново решение, развитие на нов продукт, подход или система на работа, събиране на мнения;

  • Медиация - за разрешаване на личностен въпрос, неразбирателство или конфликт, който пречи на добрата работа;

  • Информация - в чистия си вид това са презентации и дискусии за напредъка по проект, свеждане на взети решения до служителите или всякакъв друг срещи, в които основно информацията върви в една посока - от организатора/лектора към участниците. Тук включваме и обмяната на информация за напредъка на даден проект или задача;

  • Обучение - има за цел да изгради нови знания, умения, навици и компетенции у участниците;

  • Свързване/екипност - понякога срещите имат за цел да изградят по-здрави екипи, да създадат пространство за споделяне и разбиране, което не винаги довежда веднага до конкретни измерими резултати, но има положителен ефект в дългосрочен план.

Често работните срещи (например редовните седмични) се опитват да вместят в няколко часа почти всички тези цели и споделянето от участниците ясно ни показа, че това е трудно постижимо. Изводът ни беше, че е важно да се фокусираме върху една или най-много две цели, които да постигнем, за да има срещата ефект.

Колко участие и колко новост искаме?

Когато сме наясно с намерението си, е време да преценим доколко искаме участниците в срещата да са активната страна, както и дали срещата е за създаване на нещо ново (идея, концепция, подход) или е по-скоро оперативна. Разположихме (условно) видовете намерение по координатната система с два критерия - ниво на въвличане и ниво на новост:

Срещи графика.png

Това разположение ни дава идея за това как да подходим към организирането на срещите. Въвличането на участниците има смисъл, когато търсим нови идеи или пък по-дълбоко споделяне и сплотяване на хората в екипа. Срещите с повече участие могат да използват някои от добре известните методи, които прилагаме в мрежата Art of Hosting, за да постигнат целите си. Срещите с ниско ниво на участие често могат да бъдат заменени с обмен на информация по друг начин - например чрез мейл, освен ако нямат за цел и генериране на нови идеи или свързване между хората. Колкото повече участие искаме, толкова повече време трябва да отделим за срещата - истинското раждане на нови идеи и взаимовръзки трудно става за час или два, докато те са достатъчни за споделяне на напредъка по даден проект например.

Както и да подходите към организирането на дадена среща, препоръката ни е това да стане с повече осъзнаване за реалната нужда и с уважение към времето, енергията и креативността на всички хора, които ще поканите.

Какъв е вашият опит с организирането на работни срещи?

---

Следващите издания на Ефективни работни срещи са на 14 юли в София и 21 юли в Пловдив.

 

Open Space Collective