Check-in или как да започваме срещите си?

Търсите промяна в начина на общуване и ангажиране на колегите в екипа и организацията ви? Обърнете внимание на това как започвате срещите.

Увлечени в подготовката на слайдовете на презентацията, в това КАКВО ще кажем ние и останалите, как ще оборим предполагаемите аргументи против дадена идея или решение, забравяме да помислим за това КАК да протече срещата. Темата е много обширна, но всеки може да направи нещо лесно - да започне по различен начин. Началото на всяка среща задава тона на разговора и до голяма степен предопределя резултатите в края.

В нашата практика държим да започнем всяка среща - била тя с 2 или с 200 участника - със споделяне от всеки (check-in). Молим участниците да отговорят на въпрос, който може да варира от най-простото “как съм днес?” или “кой е най-важният въпрос, който да обсъдим?” до нещо специфично за темата на срещата.

Защо го правим?

  • Фокус. По време на check-in фокусираме вниманието на всички върху това, което ще се случва. Никой не си гледа телефона, а е активен участник от първите минути. Когато прескачаме от тема на тема, от среща в среща, това време за “настройване” е от изключително значение за пълноценно участие.

  • Взаимно опознаване и сплотяване. Дава възможност да чуем останалите - техните идеи, мнение, емоции. Особено важно, когато срещаме различни отдели или организации. Хората ще работят по-добре заедно, ако се познават по-добре - просто правило, което често забравяме.

  • Всеки има думата, дори по-затворените колеги. Има хора, които рядко се изказват по време на срещи и по този начин им даваме възможност в по-сигурна среда (без да се налага да прекъсват по-гласовит колега в оживена дискусия) да изразят себе си.

  • Ангажиране и участие. С check-in в началото задаваме тона на срещата - тя ще бъде за всички, а не просто поредното изчитане на голям брой слайдове и вяла дисукися след това. Водещият ясно показва, че няма място за безучастно присъствие и анонимност - всеки е добре дошъл, но и се очаква от него да е активен и да допринесе с каквото може.

  • Адаптираме програмата към това, което е важно тук и сега. Безброй много пъти, в ролята си на водещи на срещи, сме променяли части от предварително планираната програма, въз основа на информацията, която получаваме в check-in. Така сме сигурни, че срещата обслужва наистина важното тук и сега, а не това, което сме си мислили за приоритетно.




Check-in е ключов момент при срещи на различни отдели, партньорски организации, новосформирани проектни екипи - навсякъде, където хората имат нужда да се свържат и опознаят по-добре преди да започнат да действат.

В някои среди хората първоначално се съпротивляват към check-in, като нещо прекалено сладникаво или като загуба на време. Моят съвет е да бъдете упорити и да убедите колегите си във важността му. Едва или има нещо по-неефективно и пагубно за устойчивостта на работата като това да провеждаме срещи, които са чисто формални, водят до по-голямо недоверие, не засягат истински важните въпроси и не стимулират участие и поемане на отговорност.


Антон Вълков

---

*check-in: термин, на който не сме намерили подходящ превод на български